Contexte
Une école de langues privée de 8 employés (6 formateurs permanents ou vacataires + 2 personnes administratives) avec environ 50 apprenants actifs simultanément. L’école propose cours particuliers, cours en groupe (de 4 à 8 personnes par niveau : débutant, intermédiaire, avancé, business) et cours hybrides (présentiel et visioconférence)
L’école fait face à une forte variabilité de la demande avec des pics d’inscriptions en septembre et janvier (rentrées scolaires, résolutions de début d’année) et une activité soutenue toute l’année. La coordination entre les formateurs, les salles, les niveaux des apprenants et les disponibilités nécessite une planification précise et flexible.
Situation Problématique
Avant le projet, l’équipe administrative utilisait Excel, des tableaux blancs et beaucoup d’emails pour gérer toute l’activité. Ce système présentait plusieurs limites majeures :
- Planning des cours géré sur Excel et tableaux blancs, mis à jour manuellement plusieurs fois par jour
- Inscriptions des apprenants traitées une par une : saisie manuelle coordonnées, niveau, objectifs, disponibilités
- Assignation formateurs effectuée manuellement en fonction de leurs compétences linguistiques et disponibilités déclarées
- Génération des contrat, feuilles de présence, attestations, certificats réalisée document par document (copier-coller depuis modèles Word)
- Facturation manuelle avec envoi des factures par email un par un
- Relances impayés gérées « à la mémoire » sans système d’alerte, oublis fréquents (15 à 20 relances oubliées par mois)
- Absence de vision consolidée de la charge formateurs sur plusieurs semaines
- Communication avec formateurs par emails individuels (modifications planning, annulations, nouvelles inscriptions)
Les conséquences étaient multiples :
- Surcharge administrative extrême : l’équipe administrative passait 80% de son temps sur des tâches répétitives à faible valeur ajoutée
- Erreurs de planning récurrentes : double réservation de salles, formateurs assignés alors qu’ils avaient déclaré une indisponibilité
- Retards de paiement non suivis : pertes financières mensuelles de 2 000 à 3 000 € faute de relances systématiques
- Stress élevé de l’équipe administrative, sollicitée en permanence pour répondre aux demandes formateurs et apprenants
- Frustration des formateurs : planning changeant trop souvent, manque de visibilité sur leur emploi du temps
- Temps pédagogique réduit : formateurs passaient du temps à gérer administratif (feuilles de présence, attestations) au lieu d’enseigner
La direction avait conscience que cette situation freinait la croissance de l’école et dégradait la qualité de service. Elle cherchait une solution pour automatiser massivement l’administratif et libérer du temps pour la pédagogie.
Approche Mise en Place
Phase 1 – Diagnostic et Cartographie
Objectif : comprendre les flux administratifs réels et identifier les tâches automatisables.
Actions réalisées :
- Ateliers de cartographie avec la direction, les coordinateurs pédagogiques et les formateurs
- Observation terrain pendant une semaine complète pour comprendre les contraintes opérationnelles
- Analyse des historiques d’inscriptions, de paiements et de planning (12 derniers mois)
- Identification des tâches répétitives chronophages (facturation, génération documents, relances, emails)
- Revue des outils informatiques existants (Excel, Word, emails, plateforme visio)
Livrables :
- Cartographie des flux administratifs de bout en bout (inscription → facturation → cours → attestation)
- Liste des 12 tâches répétitives prioritaires, avec estimation du temps passé mensuel
- Scénarios d’automatisation avec estimation de gains et d’efforts
La phase de diagnostic a permis de confirmer que le problème n’était pas un manque de compétences des équipes, mais l’absence totale d’automatisation pour des tâches parfaitement automatisables.
Phase 2 – Conception des Automatisations
Objectif : définir les règles d’automatisation et les workflows à mettre en place.
Actions réalisées :
- Modélisation des règles de planification intelligente :
- Matching automatique apprenant/formateur selon langue, niveau, disponibilités, préférences
- Gestion des contraintes : salles disponibles, équipements (visio, tableau interactif), nombre max par groupe
- Prise en compte des indisponibilités formateurs (congés, autres engagements)
- Optimisation pour limiter les créneaux isolés et regrouper les cours
- Conception du système de facturation et relances automatiques :
- Génération automatique des factures dès inscription validée
- Envoi automatique par email avec lien de paiement en ligne
- Relances programmées J+7, J+14, J+21 après échéance avec escalade (email standard → email direction → appel)
- Tableau de bord des impayés avec alertes visuelles
- Automatisation complète de la génération documentaire :
- Conventions CPF générées automatiquement avec données apprenants pré-remplies
- Feuilles de présence créées automatiquement pour chaque session avec liste apprenants et QR code signature
- Attestations de présence générées automatiquement en fin de formation avec heures réelles suivies
- Certificats de niveau générés automatiquement après évaluation finale
- Mise en place d’un tableau de bord de pilotage :
- Charge formateurs par semaine (heures de cours + disponibilités)
- Taux de remplissage des groupes et salles
- Indicateurs financiers (CA mensuel, impayés, taux de recouvrement)
- Satisfaction apprenants (collecte automatisée après chaque formation)
Livrables :
- Document de spécifications fonctionnelles (18 pages) détaillant tous les workflows automatisés
- Maquettes des écrans de planning automatisé et tableau de bord
- Scénarios de test pour la phase de déploiement
Cette phase a nécessité plusieurs allers-retours avec les équipes pour valider que les automatisations correspondaient bien à la réalité terrain et ne créaient pas de rigidité excessive.
Phase 3 – Mise en Œuvre et Tests
Objectif : déployer les automatisations et former les équipes.
Actions réalisées :
- Configuration de la plateforme de gestion école de langues avec automatisations no-code
- Mise en place des automatisations :
- Workflow inscription : formulaire en ligne → validation → assignation formateur automatique → création planning → envoi facture
- Workflow paiement : génération facture → envoi email avec lien paiement → relances automatiques si non payé → alerte direction J+21
- Workflow génération documents : extraction données apprenants → remplissage modèles → génération PDF → envoi email automatique
- Workflow communication formateurs : notification automatique nouveau cours, modification planning, annulation avec email et notification mobile
- Phase de tests sur périmètre restreint (cours particuliers anglais uniquement, 20 apprenants pilotes)
- Formation des utilisateurs (équipe administrative, coordinateurs, formateurs) :
- Utilisation du planning automatisé (lecture, ajustements manuels si nécessaire)
- Gestion des inscriptions et validation des assignations formateurs
- Suivi des paiements et gestion des relances
- Accès formateurs à leur planning et feuilles de présence
- Extension progressive à toutes les langues puis aux cours en groupe
Livrables :
- Système de gestion automatisé opérationnel
- Documentation utilisateur (guides pas à pas avec captures d’écran et vidéos tutoriels)
- Planning de déploiement progressif validé avec les équipes
Cette phase a été volontairement progressive pour éviter de brusquer les équipes et permettre des ajustements au fur et à mesure des retours terrain.
Phase 4 – Suivi et Amélioration Continue
Objectif : s’assurer que les automatisations restent adaptées aux besoins et évoluent avec l’activité.
Actions réalisées :
- Mise en place d’un rituel de suivi structuré :
- Point hebdomadaire court (20 min) : validation des nouvelles inscriptions et ajustements planning
- Revue mensuelle (1h) : analyse des indicateurs (temps administratif, impayés, satisfaction), identification des irritants
- Revue trimestrielle (demi-journée) : bilan des résultats, ajustement des workflows, priorisation des nouvelles automatisations
- Ajustements réguliers des règles d’automatisation en fonction des retours terrain
- Support aux équipes pour les situations exceptionnelles (formateurs absents, demandes spécifiques apprenants)
- Documentation des bonnes pratiques et capitalisation
Livrables :
- Comptes-rendus mensuels avec indicateurs de performance
- Base de connaissances des ajustements effectués
- Relation de confiance long terme avec suivi annuel
Ce suivi continu est la clé du succès : il permet de faire évoluer les automatisations au fil du temps et d’accompagner les équipes dans l’appropriation durable des outils.
Résultats Obtenus
Les résultats ont été mesurés après 4 mois de fonctionnement en régime de croisière (phase de déploiement terminée).
| Indicateur | Avant | Après |
| Temps administratif total / semaine | 20h | 5h |
| Temps création planning / semaine | 6h | 50 min |
| Oublis relances paiements / mois | 15-20 | 0 |
| Génération manuelle documents / semaine | 12h | 0h40 |
| Erreurs planning (double réservation) / mois | 5-7 | 0-1 |
| Délai réponse inscription (validation) | 24-48h | 2h |
| Satisfaction formateurs (sondage interne) | 52% | 92% |
| Capacité accueil nouveaux apprenants | Bloquée | +35% |
Bénéfices Quantifiables
- Libération temps administratif : réduction de 15h/semaine → équivalent 0,4 ETP libéré pour coordination pédagogique et développement commercial → 28 000 €/an
- Récupération créances : élimination des oublis de relances → récupération de 2 500 €/mois d’impayés auparavant perdus → 30 000 €/an
- Augmentation capacité : système automatisé permet d’accueillir 35% d’apprenants supplémentaires avec même équipe administrative → 45 000 €/an de CA supplémentaire (marge 30% → 13 500 €/an)
- Réduction erreurs : élimination erreurs planning évite pertes de créneaux et insatisfaction clients → 4 000 €/an
- Optimisation formateurs : meilleure utilisation des créneaux formateurs grâce à planning optimisé → gain de 8% de capacité formateurs → 6 000 €/an
Total des gains annuels estimés : 81 500 €
Investissement initial : 18 000 €
Retour sur investissement : 7 mois
Bénéfices Qualitatifs
Au-delà des chiffres, les équipes ont souligné plusieurs bénéfices qualitatifs importants :
- Réduction drastique du stress : l’équipe administrative n’est plus submergée par les tâches répétitives
- Recentrage sur la pédagogie : coordinateurs pédagogiques passent enfin du temps à améliorer les parcours de formation au lieu de gérer l’administratif
- Satisfaction formateurs : planning clair, stable, visible sur mobile, moins de changements de dernière minute
- Expérience apprenant améliorée : réactivité accrue (validation inscription en 2h vs 48h), documents reçus automatiquement, communication fluide
- Professionnalisation : l’école dispose désormais d’un système robuste comparable aux grandes écoles de langues
- Capacité de croissance débloquée : confiance retrouvée pour accepter de nouveaux apprenants et développer l’activité