Contexte
Suite au succès de la gestion des commandes (Étude de Cas), LeBamboo.fr faisait face à un autre défi : la gestion des stocks pour plus de 150 références de plumes en bambou, encres, papiers et kits. En tant qu’opération solo, la propriétaire peinait à maintenir des niveaux de stock optimaux.
Situation Initiale
- Stocks suivis dans tableur manuel
- Comptages manuels hebdomadaires (1-2 heures)
- Ruptures fréquentes d’articles populaires (porte-plumes bambou, encre Sumi)
- Sur-commande d’articles à rotation lente « par sécurité »
- Trésorerie immobilisée dans stock excessif
- Ventes perdues dues aux ruptures
Impact Financier d’une Mauvaise Gestion des Stocks
- Environ 3 500€ de stock excessif
- 800-1 000€ de ventes perdues mensuellement dues aux ruptures
- 2 heures hebdomadaires sur suivi manuel
- Commandes urgentes fournisseurs avec frais de livraison premium
Solution Mise en Place : Automatisation Intelligente
Phase 1 : Fondation de Données
- Connexion inventaire WooCommerce au système de suivi central
- Configuration analyse historique des ventes (6 mois de données)
- Calcul des points de réapprovisionnement pour chaque catégorie produit
- Identification classification ABC (rotation rapide/moyenne/lente)
Phase 2 : Règles d’Automatisation
Création d’automatisation intelligente avec n8n et Google Sheets :
- Déduction automatique d’inventaire à chaque vente
- Alertes stock faible basées sur délai livraison et vélocité ventes
- Calcul quantité de réapprovisionnement (quantité économique de commande)
- Email direct au fournisseur quand point de réapprovisionnement atteint
- Rapport inventaire hebdomadaire avec recommandations
Phase 3 : Intégration Fournisseur
- Format d’email standardisé pour commandes fournisseur
- Modèles de réapprovisionnement pré-approuvés pour produits principaux
- Capture automatique numéro de suivi à la livraison
Exemple de Logique d’Automatisation
Pour un article populaire comme « Porte-Plume Oblique » :
- Ventes moyennes : 12 unités/semaine
- Délai fournisseur : 10 jours
- Stock de sécurité : 1 semaine supplémentaire
- Point de réapprovisionnement : 30 unités (calculé automatiquement)
- Quantité de réapprovisionnement : 60 unités (optimisé pour MOQ fournisseur et stockage)
Quand l’inventaire tombe à 30 unités, le système automatiquement :
- Envoie alerte sur téléphone propriétaire
- Rédige email au fournisseur avec commande
- Propriétaire revoit et approuve (un clic)
- Suit date de livraison attendue
- Met à jour inventaire à réception
| Composant | Outil | Coût |
| Hub de données | Google Sheets | 0€ |
| Automatisation | n8n | 0€ (auto-hébergé) |
| Sync inventaire | WooCommerce | 0€ |
| Alertes mobiles | n8n SMS | Inclus |
| Analytics | Formules Google Sheets | 0€ |
Résultats
| Métrique | Avant | Après | Amélioration |
| Incidents rupture stock | 4-5/mois | 0/mois | 100% |
| Stock excessif | 3 500€ | 2 600€ | 25% réduction |
| Temps suivi hebdo | 2 heures | 10 minutes | 90% |
| Frais livraison urgente | 80€/mois | 0€/mois | 100% |
| Précision inventaire | ~85% | 98% | 13 points |
| Ventes perdues | 900€/mois | <100€/mois | 89% |
Calcul du ROI
- Économies mensuelles : 300€ (ventes récupérées) + 80€ (plus de commandes urgentes) + 30€ (valeur temps) = 410€/mois
- Coût mensuel : 0€ (n8n auto-hébergé)
- Bénéfice net : 410€/mois = 4 920€/an
- Investissement ponctuel : 900€
- Période de retour : 2,2 mois
Fonctionnalités Avancées Ajoutées Plus Tard
Après validation du système de base, nous avons ajouté :
- Prévision demande saisonnière (ex: pic rentrée scolaire)
- Suggestions automatiques de bundling basées sur patterns d’achat
- Suivi dates de péremption pour encres et papiers
- Comparaison multi-fournisseurs pour meilleurs prix
Leçons Apprises
- Analyse ABC cruciale – tous produits ne nécessitent pas même attention
- L’automatisation doit permettre supervision humaine, pas la remplacer
- Commencer par top 20 références avant tout automatiser
- Standardisation format communication fournisseur économise énormément de temps
- Données temps réel battent « intuition » à chaque fois
Perspective de la Propriétaire
« L’automatisation des stocks a transformé mon entreprise. Je me réveillais la nuit inquiète des ruptures ou de la trésorerie immobilisée dans des articles à rotation lente. Maintenant le système me dit exactement quoi commander et quand. Je me concentre sur la recherche de nouvelles fournitures de calligraphie pour ravir mes clients au lieu de compter les plumes. »