Contexte
LeBamboo.fr est une boutique en ligne spécialisée dans la vente de fournitures de calligraphie, de plumes en bambou, d’encres et de kits complets pour passionnés de calligraphie. En tant que TPE avec un personnel limité, la propriétaire passait 2-3 heures quotidiennes sur les tâches administratives liées à la gestion des commandes.
Situation Initiale
- Saisie manuelle des données de WooCommerce vers le logiciel de comptabilité
- Confirmations par email envoyées manuellement
- Mises à jour d’inventaire effectuées dans Excel
- Temps de traitement moyen de 15-20 minutes par commande
Problèmes Identifiés
Le processus manuel créait plusieurs problèmes :
- Risque d’erreur humaine dans la transcription des données
- Confirmations de commande retardées (parfois 24-48 heures)
- Difficulté à suivre l’inventaire en temps réel
- Propriétaire incapable de se concentrer sur le développement de produits et le service client
- Stress durant les périodes de pointe (rentrée scolaire, Noël)
Solution Mise en Place
RNA Solutions a implémenté une approche lean digital axée sur l’automatisation des flux de travail :
Phase 1 : Cartographie des Processus (1 jour)
- Documentation de la chaîne de valeur actuelle
- Identification des étapes sans valeur ajoutée
- Cartographie de l’état futur désiré
Phase 2 : Configuration de l’Automatisation (2 jours)
- Connexion de WooCommerce à Google Sheets via n8n
- Génération automatique de factures avec modèle
- Configuration des confirmations email automatiques
- Création du système d’alertes d’inventaire
- Intégration avec le logiciel de comptabilité (synchronisation basique)
Phase 3 : Formation et Ajustement (1 jour)
- Formation de la propriétaire sur le tableau de bord de suivi
- Création d’un guide de dépannage simple
- Ajustement des règles d’automatisation selon les retours
Stack Technologique
| Outil | Usage |
| n8n | Automatisation des workflows |
| Google Workspace | Sheets & Docs |
| WooCommerce | E-commerce existant |
Résultats
- Gain de temps : 80% de réduction du temps de traitement (3 minutes vs 15-20 minutes)
- Taux d’erreur : Zéro erreur de facturation (vs 2-3 par semaine auparavant)
- Satisfaction client : Confirmation de commande en moins de 5 minutes
- Capacité : Propriétaire libérée 2 heures quotidiennes pour le développement produit
- ROI : Investissement récupéré dès le premier mois grâce aux économies de temps
Leçons Apprises
- Commencer par les tâches les plus volumineuses et répétitives
- Utiliser des outils no-code quand c’est possible
- Rester simple – l’automatisation complexe se casse facilement
- Documenter le processus pour le dépannage
- Surveillance régulière essentielle le premier mois